Deberes y responsabilidades de los fideicomisarios de ESOP

El fideicomisario de ESOP desempeña la función vital de actuar como accionista legal de las acciones del fideicomiso de ESOP. El fideicomisario tiene la responsabilidad fiduciaria del ESOP y, como tal, asume muchas responsabilidades durante la transacción inicial del ESOP y después. Estas responsabilidades hacen que identificar, investigar y seleccionar a un fideicomisario del ESOP sea un paso clave para establecer un ESOP. A continuación, compartimos las principales responsabilidades del fideicomisario del ESOP.

Contrate a un tasador ESOP imparcial

En su función fiduciaria, los fideicomisarios de ESOP son responsables de la valoración anual de las acciones de ESOP o del precio de las acciones. Esto requiere que el fideicomisario contrate los servicios de un tasador independiente que determinará el valor. El fideicomisario debe investigar minuciosamente al tasador para garantizar su independencia y capacidad para realizar el trabajo basándose en la experiencia pasada en el ESOP. Todo esto es una parte rutinaria de las responsabilidades de diligencia debida del fideicomisario.

Determine el precio de las acciones de ESOP anualmente

Establecer el precio anual de las acciones del ESOP es una de las funciones más visibles del fideicomisario. Esta cantidad en dólares determina el valor de cada acción. Ese precio afecta a la cantidad que los empleados que buscan una distribución recibirán cada año, así como a la cantidad de acciones que la empresa puede permitirse recomprar. Determinar este precio requiere un análisis cuidadoso de los estados financieros de la empresa, una estrecha consulta con los contadores y trabajar con un tasador independiente. Todo ello sin dejar de garantizar que el proceso cumpla con las restricciones y requisitos de ERISA, DOL e IRS. El fideicomisario no solo contrata a un contador y un tasador, sino que participa activamente en el proceso de valoración, verificando los datos, los métodos y los procesos y, en última instancia, asumiendo la responsabilidad del importe de valoración alcanzado.

Votación de las acciones de ESOP para elegir la junta directiva

La votación para los miembros de la junta de ESOP se rige por la ley estatal, así como por el documento del plan de ESOP y los estatutos y estatutos de ESOP. Sin embargo, como accionista legal, el fideicomisario tiene la responsabilidad de votar esas acciones. Esto incluye votar por la junta directiva. Hay otras situaciones en las que el fideicomisario de ESOP debe pasar la votación a los empleados. Específicamente en casos de liquidación, fusiones, ventas de activos importantes o recapitalización.

Gestione los activos fiduciarios de ESOP

Las acciones de la empresa se mantienen en el fideicomiso ESOP, para su distribución de acuerdo con el documento del plan. Todas las acciones o activos que se encuentran en el fideicomiso son administrados por el fideicomisario de ESOP. La administración de estos activos requiere desarrollar una política de inversión que satisfaga las necesidades del plan en términos de efectivo disponible e inversiones en acciones. Los fideicomisarios deben tener cuidado de diversificar las inversiones del fideicomiso y, al mismo tiempo, mantener un equilibrio entre la necesidad de invertir en valores del empleador que reúnan los requisitos para cumplir con su deber fiduciario y proteger el plan de las demandas por presuntas actividades imprudentes.

Asegúrese de que se sigan los documentos del plan

El documento del plan ESOP es la base de cualquier ESOP. Este documento regula quién puede participar, cuándo se adquiere la propiedad, cómo funcionan las distribuciones, cuándo se realizará la valoración y mucho más. El documento del plan es lo que IRS, DOL y ERISA revisarán cuándo una empresa solicita formar un ESOP. No seguir el documento del plan aprobado es un riesgo importante de entablar demandas y puede provocar la cancelación del ESOP.

Documente en detalle los procedimientos de toma de decisiones

Mantener registros precisos y completos es imprescindible para el administrador de ESOP. Para protegerse mejor a sí mismos y a sus clientes de ESOP, los fiduciarios deben documentar los procesos y resultados de la toma de decisiones. Si alguna vez se pregunta por qué se tomaron ciertas decisiones, el fideicomisario debe tener la documentación que la respalde. Las mejores prácticas recomiendan mantener no solo registros de la decisión final, sino también copias de todos los informes de evaluación, memorandos, mensajes y actas para proporcionar un registro claro del proceso de toma de decisiones.

Cumpla con las obligaciones fiduciarias de ERISA

Tan importante como seguir el documento del plan es cumplir con las obligaciones de ERISA de manera ética y prudente. La Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA) establece estándares mínimos para proteger a los participantes del plan. Los fideicomisarios de ESOP tienen el deber de garantizar que se cumplan estas normas. Específicamente, el fiduciario debe:

• actúan únicamente en beneficio de los participantes y beneficiarios del plan y, al mismo tiempo, sufragan los gastos razonables del plan.
• actuar «con el cuidado, la habilidad, la prudencia y la diligencia, en las circunstancias imperantes en ese momento, que un hombre prudente que actuara en una capacidad similar y estuviera familiarizado con tales asuntos utilizaría en la dirección de una empresa de carácter y objetivos similares».
• diversificar las inversiones del plan, a menos que sea claramente prudente no hacerlo.
• actuar de acuerdo con los documentos del plan.

Servicios fiduciarios de ESOP en Aegis Trust Company

Los fideicomisarios de ESOP están íntimamente involucrados en el gobierno de una empresa de ESOP. Tienen la tarea de mantener la imparcialidad, garantizar la equidad, valorar a la empresa, garantizar el cumplimiento legal y gestionar la salud de las finanzas de ESOP, velando por los intereses de los participantes del plan. Dadas estas responsabilidades, no podemos exagerar la necesidad de elegir un fideicomisario del ESOP calificado para que actúe como fiduciario. El fideicomisario debe estar familiarizado con las transacciones de ESOP y la administración continua. Deben demostrar buen juicio, poder trabajar con tasadores independientes y conocer bien las normas y reglamentos federales que rigen los ESOP. Aegis Trust Company cumple con todos esos criterios y más. Nos tomamos muy en serio la responsabilidad fiduciaria del fideicomisario de ESOP. Nuestros estrictos y exhaustivos procesos internos superan las directrices del Departamento de Trabajo y nuestros servicios de ESOP son proporcionados por un equipo con más de 90 años de experiencia combinada en ESOP y que ha completado más de 400 transacciones de ESOP en una amplia gama de industrias. Aegis Trust Company ofrece los servicios de fideicomisario de transacciones de ESOP o de fideicomisario permanente. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestros Servicios fiduciarios de ESOP.